Office Manager

Karlsruhe (Germany)
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Ref: LI6170 November 3, 2021 IMMOBILIEN BOUW EN ASSISTENTIE

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FUNCTIES

In Abstimmung mit der Personal- und Verwaltungsabteilung in Frankreich sind Sie für die Durchführung verschiedener Aufgaben im Bereich Personal und Verwaltung in der Anfangsphase des Aufbaus des deutschen Büros zuständig. Dazu gehören: HR/Personalverwaltung - Organisieren Sie die Ankunft neuer Mitarbeiter: - Anlegen und Pflegen von Personalakten - inkl. Vertrag, Ausbildungsnachweise, Formulare für Neueinsteiger. - Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung - Verwaltung von Abwesenheitslisten - Unterstützung ausländischer Arbeitskräfte Beschaffung/Einkauf - Buchung von Unterkünften und Transportmitteln für alle Mitarbeiter nach Bedarf (Hotels online und Transportmittel über die Unternehmensagentur) - Bestellung von Bau- und anderen Artikeln bei der französischen Einkaufsabteilung - Einkaufen auf Anfrage und Führen von Aufzeichnungen - Pflege des Büromaterials (Bestellung und Überprüfung des Lagerbestands von Produkten) Bürounterstützung - Verwaltung der Verteilung und Bestellung von Büromaterial - Verwaltung der Versorgungsunternehmen - Allgemeines Büromanagement und Koordinierung des Brandschutzes (Schulung wird angeboten) Administrative Unterstützung: - Prüfung aller Spesenabrechnungen (Einhaltung der Vorschriften, Gültigkeit der Ausgaben, Unterschrift, Verpackung) - Funktion als Rezeptionist, wenn Besucher/Anrufe eingehen - Organisation aller gesellschaftlichen Veranstaltungen für das Personal und geschäftlicher Treffen/Besuche - Entgegennahme/Vorbereitung der Firmenpost und entsprechende Ablage oder Verteilung - Aufrechterhaltung des Kontakts mit der Hauptverwaltung in Frankreich - Unterstützung des Direktors bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Ausschreibungen ANFORDERUNGEN: - Fließend in Deutsch und gute Englischkenntnisse - Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Büromanagement

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