Secretaria-o de Dirección
Finance and Administration
Madrid (Spain)
Ref: DD18352776
September 10, 2025
INDUSTRY AND CAPITAL GOODS
FUNCTIONS
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1.- Planificación y gestión de la Agenda de la Presidencia del Grupo:
- Organizar la agenda diaria de la presidencia ejecutivo del Grupo.
- Preparar reuniones presenciales y telemáticas, tanto de Presidencia como del Consejo de Administracion y del Comité de Dirección.
- Gestionar los viajes: Reservas con agencia, seguimiento de los viajes, resolución de cualquier incidencia que surja durante el viaje.
- Organizar reservas de cualquier tipo: Taxis, restaurantes, citas personales, etc…
- Realizar cualquier gestión necesaria del día a día.
2.- Organización de la oficina:
- Controlar la entrada y salida de mensajería.
- Contacto con los proveedores que operan en las oficinas: limpieza, catering, seguridad, transportes, etc...
- Asegurar el control y correcto estado del mobiliario y la imagen de las oficinas.
- Gestionar las salas de reuniones, asegurando las necesidades de café, agua, etc. y el correcto funcionamiento de las herramientas TIC.
- Gestionar el material de oficina.
3.- Atención al público y Relaciones institucionales:
- Recepción y atención de cualquier visita que se reciba en las oficinas.
- Atención telefónica de cualquier proveedor o cliente, filtrando y derivando la llamada al interlocutor correcto.
- Organizar los eventos corporativos e institucionales.
- Colaborar en la participación de Ferias sectoriales, tanto nacionales como internacionales.
- Enviar anualmente las felicitaciones navideñas y los obsequios corporativos a clientes designados por presidencia.
4.- Administración documental:
- Gestionar la entrada y salida de documentación mediante correo electrónico, mensajería o correo ordinario.
- Controlar y archivar la documentación corporativa e institucional.
- Colaborar en la gestión documental del departamento legal, custodiando poderes, escrituras públicas, etc...
- Asegurar la realización del pedido y el abono de las facturas a determinados proveedores de bienes y servicios generales en el ERP.
REQUISITOS DEL PUESTO
- Formación: Grado en Formación Profesional: “Secretariado de dirección”. También valorable Grado en formación profesional: “Administración y gestión de empresas”. No se descartarán formaciones universitarias.
- Indispensable contar con fluido nivel de inglés.
- Experiencia: Mínimo 5 años en un puesto de secretaría de alta dirección en empresa multinacional.
COMPETENCIAS REQUERIDAS
- Administrativas y Ofimática
- Comunicación, DIscreción y confidencialidad.
- Atención al público
- Organización de eventos.
