Customer Service Administrative – Brasil

Job Description:

Sobre la posición
Estamos en búsqueda de un/a Customer Service Administrative para integrarse al equipo en Bogotá y brindar soporte a las operaciones de la filial de Brasil.
La posición tendrá como principal responsabilidad la gestión integral de la entrada, procesamiento y seguimiento de pedidos (Order Entry), asegurando que las órdenes de clientes y/o de la operación en Brasil sean ingresadas de manera correcta, oportuna y conforme a las condiciones comerciales y contractuales acordadas.
Será una posición con alta interacción con diferentes áreas internas y con el equipo y clientes de Brasil, por lo que buscamos una persona organizada, analítica, orientada al detalle y con capacidad para comprender contratos, condiciones comerciales y procesos administrativos bajo el marco legal brasileño.

Responsibilities:

Principales responsabilidades
1. Gestión y entrada de pedidos – Principal responsabilidad
• Gestionar de principio a fin el proceso de entrada, registro, validación y seguimiento de pedidos de la filial de Brasil.
• Recibir y revisar las órdenes de compra y/o solicitudes de los clientes, verificando que la información esté completa y sea consistente con las condiciones comerciales acordadas.
• Ingresar los pedidos correctamente en los sistemas internos, asegurando precisión en cantidades, precios, referencias, fechas de entrega, condiciones de pago y demás información relevante.
• Validar que los pedidos cumplan con las condiciones establecidas en contratos y acuerdos comerciales.
• Realizar seguimiento a los pedidos desde su ingreso hasta su correcta ejecución y entrega, identificando posibles desviaciones o retrasos.
• Coordinar con las áreas de ventas, logística, operaciones, finanzas y otros equipos involucrados para resolver incidencias y garantizar el cumplimiento de los pedidos.
• Mantener actualizada la información de los pedidos y proporcionar reportes y seguimiento sobre su estado.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos de Order Entry y Order Management, contribuyendo a hacerlos más eficientes y confiables.
• Ser un punto de contacto para resolver dudas relacionadas con pedidos, condiciones comerciales y documentación requerida.
2. Contratos y soporte administrativo – Brasil
• Revisar y dar seguimiento administrativo a contratos, órdenes de compra, acuerdos comerciales y demás documentación relacionada con clientes y proveedores en Brasil.
• Comprender e interpretar las principales condiciones contractuales que impactan la gestión de pedidos, facturación, pagos, entregas, penalidades, garantías y demás obligaciones comerciales.
• Asegurar que la información registrada en los sistemas sea consistente con los términos contractuales y comerciales vigentes.
• Coordinar con las áreas Legal, Comercial y Financiera cuando sea necesario realizar aclaraciones o gestionar excepciones contractuales.
• Mantener un adecuado control documental de contratos y soportes asociados a los pedidos.
3. Backoffice y gestión de pagos
• Apoyar las actividades administrativas relacionadas con cobranza, collection y seguimiento de pagos.
• Dar seguimiento a cuentas pendientes y coordinar con clientes y equipos internos las acciones necesarias para su regularización.
• Contribuir al mantenimiento de registros financieros y administrativos precisos y actualizados.
• Preparar reportes y análisis básicos relacionados con cartera, pagos y gestión administrativa.
4. Servicio al cliente
• Atender consultas de clientes y brindar soporte durante las diferentes etapas del proceso de pedido.
• Resolver incidencias de manera ágil y profesional, coordinando internamente las soluciones necesarias.
• Dar soporte a los clientes en procesos relacionados con entregas, documentación, pedidos y pagos.
• Garantizar una experiencia de servicio consistente, oportuna y orientada a la solución.

Requirements:

Requisitos
• Experiencia previa en Customer Service, Order Management, Order Entry, Backoffice Comercial o Administración de Ventas.
• Experiencia gestionando órdenes de compra, pedidos y/o procesos administrativos relacionados con clientes.
• Conocimiento y experiencia trabajando con contratos comerciales en Brasil.
• Capacidad para comprender condiciones contractuales y su impacto en la gestión de pedidos y operaciones.
• Conocimiento del marco legal y comercial brasileño, especialmente en aspectos relacionados con contratos y operaciones comerciales.
• Experiencia en procesos de facturación, cobranza, pagos o gestión administrativa será valorada.
• Alta atención al detalle y orientación a la precisión, especialmente en el ingreso y validación de información.
• Capacidad de organización y seguimiento de múltiples pedidos y procesos simultáneamente.
• Buen manejo de Excel y sistemas ERP/CRM; experiencia con herramientas de gestión de pedidos será valorada.
• Excelentes habilidades de comunicación y coordinación con diferentes áreas.
• Capacidad para trabajar con equipos multiculturales y de manera transversal con la filial de Brasil.
• Portugués de Brasil: nivel avanzado/fluido, tanto oral como escrito.
• Español: nivel avanzado

Company Description:

Porque unirte a esta compañía:
Formar parte de una multinacional líder del sector construcción, con presencia internacional.
Integrarte a un equipo dinámico, multicultural y colaborativo.
Trabajar directamente con la operación y los equipos de Brasil.
Oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional a largo plazo.
Ambiente de trabajo internacional, orientado a la excelencia y la mejora continua.

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